استعداد المطاعم لليوم الوطني السعودي

أربع أيام فقط تفصلنا عن اليوم الوطني السعودي، الذي يوافق 23 سبتمبر ويحمل هذا العام شعار «عزّنا بطبعنا» 

وبحسبة بسيطة، أربعة أيام تعني 96 ساعة قبل اليوم الوطني 96.

بالنسبة للمطاعم والمقاهي، هذه الساعات مو مجرد وقت انتظار قبل المناسبة، بل هي الفرصة الأخيرة لمراجعة المخزون، وتجهيز الفريق، واختبار الأنظمة، والتأكد من أن كل شيء جاهز قبل بداية الزحمة.

لأن أي تفصيلة تنساها اليوم، ممكن تتحول إلى تأخير في الطلبات، أو نقص في المخزون، أو خربطة في الأسعار والعروض وقت الذروة.

إليك خطة عملية تساعدك تجهز مطعمك خلال آخر 96 ساعة.

من 96 إلى 72 ساعة: ثبّت خطتك النهائية

في هذه المرحلة، مو وقت إضافة أفكار كثيرة أو تغيير الخطة بالكامل. المطلوب هو اعتماد القرارات النهائية والتأكد من أن جميع الأقسام تعرف وش راح يصير.

راجع أرقام المواسم السابقة

ابدأ بمراجعة مبيعات اليوم الوطني الماضي أو أي موسم مشابه شهد إقبالًا كبيرًا.

ركز على:

• عدد الطلبات.
• ساعات الذروة.
• متوسط قيمة الفاتورة.
• الأصناف الأكثر مبيعًا.
• أداء كل فرع.
• حجم الطلبات من داخل المطعم والتوصيل.
• المنتجات التي نفدت مبكرًا.

هذه الأرقام تعطيك تصورًا أقرب لحجم الطلب المتوقع، وتساعدك تحدد احتياجك من الموظفين والمخزون.

وإذا كان مطعمك جديدًا، استخدم بيانات عطلات نهاية الأسبوع أو المناسبات القريبة كنقطة بداية.

اعتمد العرض النهائي

إذا كنت بتقدم عرضًا خاصًا باليوم الوطني، تأكد أن تفاصيله أصبحت واضحة ونهائية.

حدد:

• الأصناف المشمولة.
• سعر العرض.
• مدة صلاحيته.
• الفروع المشاركة.
• شروط استخدامه.
• إمكانية جمعه مع عروض أو كوبونات أخرى.
• الكمية المتاحة إذا كان العرض محدودًا.

كذلك تأكد أن العرض يحقق قيمة للعميل بدون ما يضغط على المطبخ أو يقلل هامش الربح بشكل كبير.

العرض الناجح مو بالضرورة أكبر خصم، لكنه العرض اللي يكون واضحًا، سهل الطلب، ومناسبًا لقدرة المطعم التشغيلية.

حدّث الأسعار في كل مكان

راجع أسعار القائمة، والعروض، والكوبونات، وعلامات الأسعار، وتأكد أنها متطابقة في جميع نقاط البيع.

أي اختلاف بين السعر الظاهر للعميل والسعر المسجل في الكاشير قد يسبب تأخيرًا واعتراضات وقت الزحمة.

وتأكد من تحديث الأسعار في:

• نظام الكاشير.
• القائمة الرقمية.
• تطبيقات التوصيل.
• أجهزة الطلب الذاتي.
• شاشات العرض.
• المواد الإعلانية داخل الفرع.

من 72 إلى 48 ساعة: جهّز المخزون والفروع

بعد اعتماد العروض والقائمة، يجي دور المخزون. وهنا تحتاج تعرف وش راح تبيع، وكم تتوقع تبيع، وهل كل فرع عنده الكمية المناسبة.

ركّز على المكونات الأساسية

حدد المكونات المرتبطة بأكثر الأصناف طلبًا، خصوصًا الأصناف الموجودة ضمن عروض اليوم الوطني.

لا تكتفِ بمراجعة عدد المنتجات الجاهزة، بل راجع المواد الداخلة في تحضيرها. ممكن يكون عندك كمية كافية من مكوّن رئيسي، لكن ينقصك مكوّن صغير يتسبب في توقف بيع الصنف بالكامل.

جهّز قائمة تشمل:

• الكميات المتوفرة.
• الكميات المتوقعة للاستهلاك.
• الحد الأدنى المطلوب.
• الكمية الاحتياطية.
• المكونات البديلة عند الحاجة.

راجع المخزون في كل فرع

إذا عندك أكثر من فرع، لا تفترض أن الطلب راح يتوزع بينهم بالتساوي.

قد يشهد فرع قريب من الفعاليات أو المناطق الحيوية ضغطًا أكبر من غيره. لذلك راجع مخزون كل فرع بشكل مستقل، وقارن الكميات بحجم المبيعات المتوقع.

إذا ظهر عندك نقص في فرع وفائض في فرع آخر، جهّز تحويل المخزون من بدري بدل الانتظار إلى وقت الزحمة.

لا تبالغ في الشراء

الخوف من نفاد المخزون ممكن يدفع بعض المطاعم لشراء كميات أكبر من حاجتها، وهذا قد يرفع الهدر بعد انتهاء المناسبة.

اعتمد على بياناتك، وضع هامشًا منطقيًا للزيادة، وراقب المنتجات قصيرة الصلاحية بشكل خاص.

الهدف هو الوصول إلى توازن: مخزون يكفي لتغطية الطلب، بدون كميات كبيرة يصعب تصريفها لاحقًا.

من 48 إلى 24 ساعة: اختبر التشغيل

في هذه المرحلة، تأكد أن الفريق والأجهزة والأنظمة جاهزة للعمل تحت الضغط.

اختبر الكاشير والأجهزة

لا تنتظر وصول أول عميل حتى تكتشف أن الطابعة ما تشتغل أو أن أحد الموظفين ما عنده الصلاحية المناسبة.

اختبر:

• أجهزة الكاشير.
• الكاشير الفرعي.
• أجهزة الدفع.
• طابعات الفواتير.
• شاشات المطبخ.
• أجهزة الطلب الذاتي.
• الاتصال بالإنترنت.
• حسابات وصلاحيات الموظفين.
• ظهور العروض والكوبونات بطريقة صحيحة.

نفّذ طلبًا تجريبيًا كاملًا، بداية من تسجيله في الكاشير حتى وصوله للمطبخ وإصدار الفاتورة.

جهّز الكاشير الفرعي

وقت الزحمة، نقطة بيع واحدة قد ما تكون كافية، خصوصًا في الفروع اللي تستقبل عددًا كبيرًا من الطلبات داخل المطعم.

الكاشير الفرعي يعطيك مرونة أكبر في استقبال الطلبات وتخفيف الطوابير، مع استمرار تنظيم الطلبات داخل النظام نفسه.

حدد مسبقًا متى يتم تشغيله، ومن الموظف المسؤول عنه، وكيف تُوزع الطلبات بين نقاط البيع.

وزّع مهام الفريق

كل موظف لازم يعرف دوره قبل بداية الضغط.

حدد المسؤول عن:

• استقبال الطلبات.
• الكاشير الفرعي.
• تطبيقات التوصيل.
• تسليم الطلبات.
• متابعة المطبخ.
• مراقبة المخزون.
• حل شكاوى العملاء.
• التواصل بين الفروع عند الحاجة.

وضوح المسؤوليات يقلل الأسئلة والتداخل بين الموظفين وقت الذروة.

بسّط خطوات الطلب

راجع رحلة الطلب كاملة: من لحظة اختيار العميل إلى استلامه.

إذا فيه خطوات غير ضرورية أو أصناف تسبب تأخيرًا مستمرًا، عالجها قبل المناسبة. تقدر تبرز الأصناف السريعة والأكثر طلبًا، وتوضح أرقام الطلبات، وتجهز منطقة مستقلة للاستلام.

كل خطوة تختصرها اليوم، تفرق معك وقت الزحمة.

آخر 24 ساعة: راجع التفاصيل الأخيرة

قبل بداية اليوم الوطني، نفّذ مراجعة نهائية وسريعة مع الفريق.

تأكد من:

• جاهزية المخزون.
• ظهور الأسعار والعروض بشكل صحيح.
• شحن الأجهزة وتشغيلها.
• توفر أوراق الطباعة.
• ترتيب مناطق التحضير والاستلام.
• معرفة الموظفين بمهامهم.
• تجهيز أرقام التواصل مع الدعم.
• وضوح خطة التعامل مع الطلبات المتأخرة.
• توفر مواد التغليف.
• جاهزية قنوات التوصيل.

وفي هذه المرحلة، تجنب التغييرات الكبيرة. ركز على تنفيذ الخطة المتفق عليها ومعالجة أي ملاحظة أخيرة.

أثناء الزحمة: تابع ولا تنتظر نهاية اليوم

حتى مع أفضل خطة، قد يختلف الطلب الفعلي عن توقعاتك. لذلك تابع عملياتك أولًا بأول بدل ما تنتظر تقرير نهاية اليوم.

راقب:

• عدد الطلبات.
• المبيعات حسب الساعة.
• الأصناف الأعلى طلبًا.
• المخزون المتبقي.
• الطلبات الملغاة.
• وقت الانتظار.
• أداء الفروع.
• استخدام العروض والكوبونات.

إذا لاحظت أن صنفًا معينًا يُباع أسرع من المتوقع، تقدر تتحرك بدري وتعيد توزيع المخزون أو توجه العملاء إلى بديل مناسب.

وإذا زاد الضغط على قناة معينة، تقدر تعيد توزيع الموظفين أو تفتح نقطة طلب إضافية.

لا تخلّي العلاقة تنتهي بانتهاء العرض

مناسبة اليوم الوطني فرصة لجذب عملاء جدد، لكن القيمة الحقيقية تظهر لما يرجع العميل مرة ثانية بعد انتهاء الموسم.

استخدم نظام الولاء والكوبونات لتشجيع الزيارة القادمة. ممكن تمنح العميل نقاطًا إضافية، أو ترسل له كوبونًا بمدة محددة، أو تقدم مكافأة مرتبطة بطلبه القادم.

العرض يجيب العميل أول مرة، لكن سرعة الخدمة وجودة التجربة هي اللي تخليه يرجع.

‍

حدد هدف العرض قبل ما تختار الخصم

قبل تحديد نسبة الخصم أو الأصناف المشمولة، اسأل نفسك: وش النتيجة اللي أبي أحققها من العرض؟

قد يكون هدفك:

• جذب عملاء جدد.
• رفع متوسط قيمة الطلب.
• زيادة المبيعات في الأوقات الهادئة.
• الترويج لصنف جديد.
• تحريك مخزون صنف محدد.
• زيادة الطلبات العائلية.
• تشجيع العميل على تكرار الزيارة.
• رفع مبيعات فرع معين.

احسب التكلفة الحقيقية للعرض

تكلفة العرض ما تقتصر على تكلفة المكونات فقط.

تحتاج تأخذ في الاعتبار:

• تكلفة المواد الخام.
• تكلفة التغليف.
• عمولة تطبيقات التوصيل.
• رسوم الدفع.
• تكلفة الإضافة المجانية.
• قيمة الخصم.
• الهدر المتوقع.
• التكلفة التشغيلية الإضافية عند زيادة الطلب.

يمكنك استخدام معادلة مبسطة كبداية:

ربح العرض = سعر بيع العرض − إجمالي تكلفته

لكن للحصول على صورة أدق، قارن ربح الطلب ضمن العرض بربح الطلب العادي.

قد تكتشف أن عرضًا بنسبة خصم بسيطة يحقق نتيجة أفضل من خصم كبير، خصوصًا إذا شجع العميل على إضافة منتجات أخرى إلى طلبه.

صمّم عرضًا يرفع متوسط الفاتورة

الهدف مو دائمًا بيع نفس الطلب بسعر أقل. العرض الذكي يشجع العميل على زيادة قيمة طلبه مقابل فائدة واضحة.

مثلًا، بدل تقديم خصم على جميع الطلبات، تقدر تقدم:

• إضافة مجانية عند الوصول إلى مبلغ محدد.
• توصيلًا مجانيًا فوق حد معين.
• خصمًا على الصنف الثاني.
• باقة بسعر أفضل من شراء الأصناف منفصلة.
• نقاط ولاء إضافية للطلبات الأعلى قيمة.

بهذه الطريقة، يحصل العميل على قيمة إضافية، ويزيد متوسط الفاتورة بدل ما ينخفض بسبب الخصم.

اجعل العرض واضحًا وسهل الفهم

إذا احتاج العميل يقرأ شروطًا طويلة عشان يفهم العرض، غالبًا بيتجاهله أو يسأل الموظف عنه، وهذا يسبب ضغطًا إضافيًا وقت الطلب.

العرض الواضح يجيب بسرعة عن الأسئلة التالية:

• وش راح أحصل؟
• كم السعر؟
• متى ينتهي العرض؟
• هل يشمل كل الفروع؟
• هل فيه حد أدنى للطلب؟
• هل يمكن استخدامه مع كوبون آخر؟
• هل هو متاح داخل الفرع أو للتوصيل؟

استخدم عنوانًا مباشرًا، وصورة توضّح محتوى العرض، وشروطًا قصيرة لا تحتمل أكثر من تفسير.

كذلك تأكد أن تفاصيل العرض متطابقة في الإعلانات والقائمة ونظام الكاشير وتطبيقات التوصيل.

تأكد أن التشغيل يقدر يتحمل نجاح العرض

قبل إطلاق العرض، فكر في السيناريو الأفضل: ماذا لو حقق إقبالًا أعلى من المتوقع؟

هل المخزون يكفي؟ وهل المطبخ يقدر يجهز الطلبات بالسرعة المطلوبة؟ وهل عدد الموظفين مناسب؟ وهل أجهزة الكاشير والدفع جاهزة؟

راجع:

• الطاقة الاستيعابية للمطبخ.
• عدد الموظفين في ساعات العرض.
• كمية المخزون.
• توفر مواد التغليف.
• عدد نقاط استقبال الطلبات.
• قدرة الفروع المختلفة.
• الوقت المتوقع لتحضير الطلب.

العرض اللي يرفع المبيعات ويخفض جودة الخدمة قد يترك أثرًا سلبيًا على العميل، حتى لو حقق رقمًا جيدًا في نهاية اليوم.

‍

كيف تساعدك يلا بلس خلال آخر 96 ساعة؟

تجمع يلا بلس عمليات مطعمك في نظام واحد، عشان تكون الصورة أوضح أمامك قبل الزحمة وأثناءها.

مع يلا بلس تقدر:

• تستقبل الطلبات بسرعة من خلال نظام كاشير سهل.
• تشغل كاشيرًا فرعيًا وقت الضغط.
• تتابع مبيعاتك أولًا بأول.
• تراجع مخزون الفروع.
• تنقل المخزون من فرع لفرع.
• تدير العروض والكوبونات.
• تشغل نظام الولاء.
• تتابع التقارير من مكان واحد.

بدل ما ينشغل فريقك بين أكثر من نظام، تكون الطلبات والمبيعات والمخزون مرتبطة مع بعض، ويقدر الجميع يركز على خدمة العميل.

قائمة المراجعة الأخيرة

قبل اليوم الوطني، تأكد أنك أنجزت التالي:

• راجعت مبيعات المواسم السابقة.
• اعتمدت العرض والأسعار النهائية.
• حدّثت جميع قنوات البيع.
• راجعت مخزون كل فرع.
• جهزت تحويلات المخزون.
• اختبرت الكاشير وأجهزة الدفع والطابعات.
• جهزت الكاشير الفرعي.
• وزعت مهام الفريق.
• اختبرت رحلة طلب كاملة.
• جهزت خطة للتعامل مع الضغط والمشكلات المفاجئة.

الخلاصة

باقي 96 ساعة على اليوم الوطني 96، وكل ساعة منها تقدر تصنع فرقًا في جاهزية مطعمك.

راجع أرقامك، ثبّت عروضك، جهّز مخزونك، واختبر تشغيلك قبل ما تبدأ الزحمة. لأن التجهيز الصح ما يساعدك تستقبل طلبات أكثر فقط، بل يساعدك تقدم تجربة أسرع وأوضح لعملائك.

مع يلا بلس، كل عمليات مطعمك تكون معك في مكان واحد.

جهّز مطعمك للزحمة، واطلب عرضك من يلاّ بلس اليوم.

‍