نظام ERP  لأدارة المطاعم - برامج تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم

نظام ERP أصبح جزء مهم من إدارة المطاعم الحديثة لأنه لا يكتفي بتسجيل المبيعات أو طباعة الفواتير ولكنه يجمع كل ما يحدث في المطعم في نظام واحد مترابط؛ صاحب المطعم اليوم يواجه تحديات مستمرة في إدارة المخزون ومتابعة المصاريف وتنظيم دوام الموظفين، بالإضافة إلى معرفة أرباح كل صنف في القائمة بدقة، بجانب الحفاظ على تجربة عميل مميزة في كل زيارة، والاعتماد على الدفاتر أو الجداول اليدوية لم يعد مناسب مع زيادة المنافسة واعتماد كثير من المنشآت على أنظمة متقدمة. 

ويظهر في هذه الحالة دور نظام تخطيط موارد المؤسسة للمطاعم الذي يربط بين نقاط البيع والمطبخ والمخزون والمحاسبة والموارد البشرية ويحول البيانات المتفرقة إلى تقارير واضحة تساعد في اتخاذ القرار بسرعة.

وفي مقالنا اليوم نستعرض مفهوم برامج تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم وفوائده وأهم ما يجب مراعاته عند اختياره، بالإضافة إلى أسباب فشل بعض المشاريع في تطبيقه ولماذا يعد يلا بلس خيار عملي لمطعمك.

ما هو نظام ERP للمطاعم؟

نظام ERP للمطاعم هو عبارة عن منصة برمجية موحدة تربط كل أقسام المطعم في نظام واحد بدل العمل على برامج منفصلة، والفكرة الأساسية أن كل عملية تتم داخل المطعم أو المقهى أو الفندق تسجل وتدار من خلال قاعدة بيانات واحدة؛ سواء كانت عملية بيع على الكاشير أو استلام مواد من المورد أو إعداد طبق في المطبخ أو تسجيل حضور موظف.

بدل أن تعمل كنظام محاسبي فقط أو برنامج كاشير بسيط، يقدم برنامج تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم رؤية كاملة لدورة العمل من لحظة طلب العميل وحتى احتساب الربح الصافي. ترتبط الفاتورة بالمخزون، وترتبط حركة المخزون بالتكلفة، وترتبط التكلفة بالتقارير المالية، فيحصل صاحب المطعم على صورة دقيقة عن وضعه الحقيقي.

عندما يكون النظام مصمم مخصوص لهذا القطاع؛ كما في نظام ادارة المطاعم من يلا بلس تظهر مزايا إضافية تناسب طبيعة التشغيل اليومي مثل: إدارة الطاولات والمنيو الإلكتروني والطلب من الجوال وتنبيهات نفاد الأصناف، مع توافق مع أدوات مثل يلاهب ويلا لينك لدعم الطلب والدفع من قنوات مختلفة مع بقاء البيانات داخل النظام نفسه، وفي المطاعم يشمل برنامج ERP مجموعة من الجوانب الأساسية تتمثل في:

• المبيعات ونقاط البيع (POS).
• إدارة المخزون ومواد الإنتاج.
• المشتريات والموردين.
• المحاسبة والمالية.
• إدارة الموظفين والورديات.
• تقارير الأداء والتحليلات.

فائدة نظام ال ERP للمطاعم

استخدام منصة ERP يغير طريقة إدارة المنشأة بالكامل، وأهم الفوائد التي يحصل عليها صاحب المطعم أو المقهى عند الاعتماد على هذا النظام تتمثل في:

1. رؤية واضحة للأرقام في مكان واحد

بدل متابعة المبيعات في برنامج والمخزون في ملف والمصاريف في جدول آخر يجمع برنامج ERP كل هذه البيانات في لوحة تحكم واحدة، وصاحب المطعم يعرف في أي لحظة:

• حجم المبيعات اليومي والأسبوعي.
• أكثر الأطباق المباعة والأقل طلب.
• تكلفة كل صنف وهوامش الربح.
• المصاريف الثابتة والمتغيرة وتأثيرها على الربحية.

2. ضبط التكاليف وتقليل الهدر

في المطاعم الربح الحقيقي يعتمد على التحكم في كميات الشراء وهدر المواد في المطبخ، بالإضافة إلى حجم المخزون الراكد، وعبر ربط المبيعات بالمخزون والوصفات يساعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم على:

• معرفة استهلاك كل مادة بدقة.
• اكتشاف أي فروقات بين النظري والفعلي.
• تقليل شراء الكميات الزائدة.
• منع انتهاء صلاحية المواد بدون استخدام.

3. تحسين سرعة ودقة الخدمة

عندما يرتبط الكاشير بالمطبخ والمخزون في نفس برنامج ERP تنتقل الطلبات مباشرة من شاشة الكاشير أو المنيو الإلكتروني إلى المطبخ، كما تقل أخطاء إدخال الطلبات وتقل أوقات الانتظار وتصبح تجربة العميل أكثر سلاسة، وهذا ينعكس بشكل مباشر على تقييمات العملاء وعودة الضيوف مرة أخرى.

4. إدارة الموظفين بشكل منظم

برنامج تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم الجيد لا يكتفي بالمبيعات والمخزون ولكنه يدير الورديات والحضور والانصراف، بالإضافة إلى إنتاجية كل موظف أو كل فرع، وهذا يساعد الإدارة على:

• توزيع الموظفين حسب الأوقات المزدحمة والهادئة.
• تقليل تكلفة العمالة الزائدة.
• ربط أداء الموظف بمستوى المبيعات والخدمة.

5. تسهيل التوسع وفتح الفروع

عندما يفكر صاحب المطعم في فتح فرع جديد يصبح برنامج ERP عنصر حاسم لأنه:

• يوفر نفس طريقة العمل في جميع الفروع.
• يربط البيانات من كل الفروع في لوحة تحكم مركزية.
• يمكن صاحب القرار من مقارنة أداء الفروع بسهولة.

6. قرارات أسرع مبنية على بيانات

بدل الاعتماد على التخمين أو الشعور العام بحالة العمل، يوفر منصة ERP للمطاعم تقارير فورية توضح:

أوقات الذروة.

• الأصناف الخاسرة أو غير المجدية.
• تأثير العروض والخصومات على الربح.
• اتجاهات المبيعات حسب الأيام والأوقات والقنوات.

ما الذي يجب البحث عنه عند اختيار انظمة ادارة المؤسسسات

اختيار برنامج تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم مناسب للمطعم قرار استراتيجي لأنه يرتبط بكل تفاصيل التشغيل اليومية، وقبل الالتزام بأي نظام هناك نقاط أساسية يجب تقييمها بعناية:

1. التخصيص لقطاع المطاعم لا للأعمال العامة

ليس كل برنامج ERP يصلح للمطاعم وكثير من الأنظمة صممت للتجارة أو الصناعة ثم أضيفت لها بعض الخصائص للمطاعم والأفضل أن يكون النظام:

• مبني من البداية لقطاع المطاعم والضيافة.
• يدعم إدارة الطاولات والديليفري والطلب من المنيو الإلكتروني.
• يربط بين الوصفات والمخزون وتكلفة الأطباق بدقة.

هذه النقطة تظهر بوضوح في حلول مثل نظام ادارة المطاعم من يلا بلس المبني لهذا القطاع مع توافق طبيعي مع أدوات مثل يلاهب ويلا لينك.

2. سهولة الاستخدام وتدريب الموظفين

في المطاعم نسبة دوران الموظفين عالية وسرعة تدريب الموظف الجديد أمر حاسم، ولذلك يجب أن يكون برنامج ERP:

• بواجهة بسيطة وواضحة حتى لغير المتخصصين في التقنية.
• يدعم اللغة العربية والإنجليزية بطريقة سلسة.
• يحتوي شاشات كاشير سهلة الفهم وخطوات قليلة لإنهاء الطلب.
• متوافق مع شاشات اللمس والأجهزة اللوحية؛ فكلما كان النظام معقد زادت الأخطاء في الطلبات واحتجت لوقت أطول لتدريب الفريق.

3. نظام سحابي مرن وقابل للتوسع

الأنظمة السحابية أصبحت الخيار الأفضل لمعظم المطاعم لأنها لا تحتاج تجهيزات تقنية معقدة في الفرع وتتيح الوصول للبيانات من أي مكان، كما أنها تتحدث بشكل تلقائي دون توقف العمل وتسهل إضافة فروع جديدة تحت نفس الحساب وعند تقييم أي نظام تخطيط موارد المؤسسات للمطاعم اسأل عن:

• مكان استضافة البيانات.
• آلية النسخ الاحتياطي.
• مستوى التوافر Uptime وضماناته.

4. توافق قوي مع أنظمة نقاط البيع والطلب

نظام المطعم لا يعيش وحده ولكن يجب أن يكون هناك توافق مع:

• أجهزة الكاشير ونقاط البيع.
• المنيو الإلكتروني والطلب عبر الجوال.
• تطبيقات التوصيل أو الطلب الخارجي.
• منصات الطلب والدفع مثل يلاهب.
• روابط الطلب مثل يلا لينك.

5. إدارة مخزون دقيقة مرتبطة بالوصفات

أحد أهم أسباب اختيار برنامج ERP للمطاعم هو التحكم في المخزون، وعند التقييم تأكد أن النظام:

• يدعم تعريف الوصفات وربطها بالكميات الفعلية للمواد.
• يخصم المواد بشكل تلقائي عند بيع كل صنف.
• يصدر تنبيهات لنقص المخزون أو قرب انتهاء الصلاحية.
• يدعم جرد المستودعات والمطبخ بسهولة.

6. تقارير وتحليلات قابلة للتخصيص

ليست كل المطاعم تحتاج نفس النوع من التقارير ولهذا السبب من المهم أن يقدم نظام ERP تقارير جاهزة عن المبيعات والمخزون والأرباح وأداء الفروع، بالإضافة إلى إمكانية تصميم تقارير مخصصة بحسب احتياج الإدارة وعرض بصري للبيانات وإمكانية تصدير التقارير لبرامج أخرى عند الحاجة؛ فهذا يساعد صاحب المطعم أو مديره العام على متابعة الأداء بشكل يومي دون الحاجة لخبرة تقنية عالية.

7. دعم فني محلي وسريع الاستجابة

حتى أفضل الأنظمة تحتاج لدعم، خاصة في أوقات الذروة ولذلك يجب التأكد من:

وجود فريق دعم متوفر في أوقات عمل المطاعم.

وجود قنوات متعددة للتواصل.

وضوح اتفاقية مستوى الخدمة SLA وأوقات الاستجابة.

8. التوافق مع الأنظمة المحاسبية والضريبية

الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أمر أساسي في السعودية؛ فهذه النقطة تضمن سلامة الموقف النظامي وتقلل من وقت إعداد التقارير الضريبية والمالية ولهذا يجب أن يدعم نظام ERP:

• الفوترة الإلكترونية وفق الأنظمة المعتمدة.
• ضريبة القيمة المضافة وطريقة احتسابها وعرضها في الفواتير.
• التقارير المحاسبية المطلوبة للمحاسب أو مكتب المحاسبة.
• تعدد طرق الدفع.

9. مرونة في الأسعار ونموذج الاشتراك

قبل اختيار أي نظام من المهم دراسة نموذج التسعير وتكلفة إضافة مستخدمين أو فروع جديدة، بالإضافة إلى وجود باقات تناسب المنشآت الصغيرة والمتوسطة وسلاسل الفروع الكبيرة.

 لماذا تفشل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟

رغم أن نظام ERP يمكن أن يغير أداء المطعم بالكامل، إلا أن كثير من المشاريع تفشل أو لا تحقق العائد المتوقع والفشل في هذه الحالة لا يكون بسبب التقنية وحدها ولكن بسبب طريقة الاختيار أو التطبيق أو الإدارة، ومن أهم أسباب فشل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في المطاعم:

• اختيار نظام عام أو محاسبي غير مخصص للمطاعم يؤدي لتعقيد في الاستخدام وضعف في إدارة الطاولات والوصفات والمخزون.
• غياب التخطيط المسبق وعدم تحديد أهداف واضحة من النظام يجعل استخدامه سطحي مثل برنامج كاشير فقط.
• مقاومة التغيير من الموظفين والعمل خارج النظام تؤدي لبيانات ناقصة وغير دقيقة.
• ضعف التدريب وعدم استمراره ينتج عنه أخطاء متكررة واستغلال جزئي لإمكانيات النظام.
• الإعداد المبالغ فيه والتخصيص الزائد يعقد الشاشات والإجراءات ويبطئ العمل اليومي.
• عدم ربط النظام بكل قنوات البيع يسبب اختلاف الأرقام وعدم دقة المخزون والربح.
• توقع نتائج سريعة وغير واقعية يؤدي للإحباط والحكم المبكر على فشل النظام.
• غياب متابعة الإدارة العليا يقلل من الالتزام باستخدام النظام ويعيد الفريق للطرق القديمة.
• اختيار مزود بدون دعم فني قوي وسريع يجعل أي مشكلة تقنية تعطل العمل وتضعف الاستفادة من النظام.

ما هو مقدار التدريب اللازم لاستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للمطاعم؟

استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP في المطاعم لا يقتصر على تركيب برنامج جديد ولكن يعني تغيير في طريقة العمل اليومية داخل المطعم من الكاشير إلى المطبخ والمخزون والإدارة، ولذلك يصبح التدريب جزء أساسي من نجاح النظام؛ فمهما كان الـ ERP قوي فإن الاستفادة الحقيقية منه تعتمد على مدى فهم الموظفين لكيفية استخدامه في استقبال الطلبات ومتابعة المخزون وإخراج التقارير.

وحجم هذا التدريب يختلف بحسب دور كل مستخدم في المطعم وطبيعة النظام نفسه ومدى بساطة واجهته وملاءمته لبيئة عمل المطاعم على النحو التالي:

• يحتاج الموظفون الأساسيون مثل الكاشير والمشرفون وفريق المخزن)عادة من يوم إلى ثلاثة أيام تدريب عملي ليتمكنوا من استخدام النظام في العمل اليومي.
• أما الإداريون والمحاسبون يحتاجون وقت أطول من أجل فهم التقارير وضبط الإعدادات وربط النظام بالمحاسبة والمخزون.
• يجب توفير تدريب مبدئي عند إطلاق النظام ثم تدريب مختصر عند توظيف أي موظف جديد مع وجود فيديوهات وشروحات بسيطة يمكن الرجوع لها في أي وقت.

لماذا يلا بلس هو أفضل نظام ERP لمطعمك؟

يلا بلس صمم من أجل لقطاع المطاعم وليس كنظام محاسبي عام تم تعديله وهذا يجعله أقرب لاحتياجاتك اليومية في التشغيل، والنظام يربط بين الكاشير والمطبخ والمخزون والتكاليف ةالفروع والتقارير في منصة واحدة، مع دعم كامل للغة العربية ومتطلبات السوق السعودي.

يلا بلس لا يعمل بمعزل عن بقية أدواتك؛ فهو يتوافق بسهولة مع المنيو الإلكتروني والطلب عبر الجوال وروابط الطلب والدفع عبر حلول مثل يلاهب ويلا لينك لتصبح كل الطلبات من الصالة والتيك أواي والتوصيل والطلب الأونلاين في نظام واحد بأرقام موحدة؛ فهذا يقلل الأخطاء ويزيد من وضوح الربحية لكل فرع وقناة بيع.

ومن جهة الاستخدام يعتمد يلا بلس على واجهات بسيطة وسهلة التعلم مناسبة لسرعة بيئة المطاعم وهذا يقلل وقت التدريب والأخطاء من الكاشير أو فريق المطبخ، كما يوفر تقارير تفصيلية عن المبيعات والهدر والمخزون وتكاليف الأطباق تساعد الإدارة في اتخاذ قرارات يومية مبنية على بيانات حقيقية.

وقوة يلا بلس الأساسية تتمثل في وجود فريق دعم محلي يفهم تحديات المطاعم ويتابع معك من مرحلة الإعداد والتشغيل إلى حل المشاكل اليومية ويساعد في استمرار عمل النظام دون تعطل في أوقات الذروة، وبهذا يتحول النظام من مجرد برنامج فواتير إلى شريك حقيقي في نمو مطعمك وتوسّع فروعك.

‍

في الختام، إدارة المطاعم دون نظام واضح للمبيعات والمخزون والتكاليف تجعل صاحب المطعم يعمل في مساحة كبيرة من التخمين ويصعب عليه معرفة حقيقة الربح والخسارة لكل طبق أو فرع أو قناة بيع، وهنا تظهر أهمية نظام ERP المتخصص للمطاعم الذي يوحد البيانات ويربط بين الصالة والمطبخ والمخزون والمحاسبة في نظام واحد.

الأسئلة الشائعة

ما هي أنواع نظام ERP؟

تنقسم أنظمة ERP إلى ثلاثة أنواع رئيسية تتمثل في أنظمة سحابية تعمل بالكامل عبر الإنترنت وأنظمة محلية تثبت على خوادم الشركة الداخلية وأنظمة هجينة تجمع بين الاثنين، وتختلف هذه الأنواع في التكلفة والسهولة وإمكانية التخصيص، وتختار كل مؤسسة النوع الذي يناسب حجمها واحتياجاتها التشغيلية.

ما هي مزايا وعيوب نظام ERP؟

يوفر برنامج ERP رؤية موحدة للبيانات ويحسن كفاءة العمل ويقلل الأخطاء، كما أن يسهل اتخاذ القرار، ولكن من عيوبه أن تطبيقه قد يكون مكلف ويحتاج وقت للتدريب وقد يتطلب تغييرات داخلية في طريقة العمل زالنجاح يعتمد على اختيار النظام المناسب وإدارة التغيير بشكل صحيح ولهذا اجعل من يلا بلس شريك النهائي.

كيف يساهم برنامج ERP في مراقبة أداء الفروع والموظفين؟

يسجل برنامج ERP كل العمليات في كل فرع؛ مبيعات وأوقات استلام وتسليم الطلبات وإلغاء الطلبات والمرتجعات والخصومات، ثم يعرضها في تقارير ولوحات تحكم توضح الفرع الأكثر مبيعًا والموظفين الأعلى إنتاجية، بالإضافة إلى متوسط وقت تنفيذ الطلب ونسب الهدر والعروض، وبذلك يمكن لصاحب المطعم مقارنة الفروع واكتشاف نقاط القوة والخلل وربط الحوافز بأداء حقيقي موثق بالأرقام

‍